‘Bir şeyi yaptırmak istiyorsan meşgul birine ver’ dendiğini hatırlıyorum. Bana her zaman mantıksız geldi. Ama sözün doğruluk payı var. Enerjisi olan, görev tamamlamalarını yapılandıran organize insanlar, kendilerine verilen görevleri tamamlama konusunda daha fazla eğilim gösterirler.
Zaman Paradan Daha Değerli
Bildiğimiz kadarıyla zaman hepimizin sahip olduğu en büyük kaynaktır. Ücretsizdir ancak paradan daha değerlidir. Zamanın paradan daha değerli olduğunu göstermek kolaydır. Ölüm döşeğindeki bir milyarderi düşünün ve sonra az parası olan sıradan birini; seçmek zorunda kalsan kiminle yer değiştirirdin?
Zamanla, her zaman para kazanabilirsiniz; ancak zamansız, para hiçbir şey ifade etmez.
Başarılı zaman yöneticilerini başarısız zaman yöneticilerinden ayıran bir şey vardır.
Bu dünya dikkat dağıtmayla dolu ve dikkat dağıtma zaman hırsızıdır. Zamanın nakit olduğunu biliyoruz, bu yüzden dikkat dağıtma para hırsızıdır. Bu şekilde düşün.
Ancak aşırı bilgi yüklü bir dünyada nasıl odaklanmaya devam edeceğiz?
Büyük Yöneticileri Ayıran Tek Numara
Odaklanmanın basit bir hilesi var. O da üniversiteden sonraki ilk işimde, parlak gözlü ve gür kuyruklu, patronum olan çok zeki birinden kurumsal dünyada erken öğrendiğim bir şeydi.
Beynime nüfuz eden taze işletme diploması ve teorisi.
Çok Görevli Dahi
Kısa boylu bir hanımefendi olan patronum, kıvrak zekalı ve çok görevli biriydi.
Günlüğüne bakar ve önümüzdeki 6 ay içinde tamamlamamız gereken tüm projeleri ve her birinin neresinde olduğumuzu anlatmaya başlardı.
Çok şey oluyordu.
Ertesi gün, patronumun 30 proje hakkında bu kadar detayı hatırlamasına ve hala marka kar/zarar beyanları hakkında finans departmanıyla tartışmasına, reklam ajansları ve ambalaj tasarım ajanslarıyla toplantılar yapmasına ve ardından ailesi için akşam yemeği planlamasına şaşırdım.
O süper beyinli bir süper kahramandı. Ben o düzeyde çoklu görev yeteneği ve yönetimine yakın değildim.
Sır Açığa Çıktı
Sonra bir gün onun sırrına, üretkenliğinin anahtarına rastladım.
Ofisine vardıktan, bir fincan çay aldıktan sonra ilk 30 dakika ofise gider ve kapısını kapatırdı. Sonra ortaya çıkacak ve oyuna başlayacaktı.
Günün ilk 30 dakikasında ofiste ne işi vardı? Her zaman ofise ondan önce gider ve sonra rutinini gözlemlerdim. Her gün dikkatinin dağılmadığı ilk 30 dakikadan asla vazgeçmedi.
Dua ettiğini falan sandım. Belki de sahip olduğu güç, hakkında çok az şey bildiğimiz boyutlardan geliyordu? Belki steroid ya da beyin güçlendirici alıyordu?
Bir ay sonra onun sırrını keşfettim ve çok basit ama etkiliydi. Odaklanmış ve görev odaklı kalmanın anahtarı ve dikkat dağınıklığını yok etmenin anahtarıydı.
Anahtar, sahip olduğu gizli süper güç bir listeydi. Bir liste yapmak, bu listeyi güncellemeye devam etmek, o listeden çalışmak ve öncelikler değiştikçe o listeyi yeniden düzenlemek ama her zaman bir listeye sahip olmak, o listedekileri yapmak.
Bu listeyi oluştururken, görevleri elde edilmesi kolay olan ve en büyük iş etkisine sahip olanlara göre sıralamanız ve maliyet tasarrufu, satışları veya verimliliği artırması, her ne olursa olsun, şirketi büyütmesi durumunda önce bunları yapmanız gerekir. Kâr, bunu yap.
Görevleri her zaman iş etkisine ve ulaşılabilirliğine göre sıralayın. Ancak fikirleri ve daha uzun vadeli görevleri unutmamak için listeyi saklayın.
Temel Öğrenmeler
Görevlerinizi iş üzerindeki etki ve başarılabilirlik açısından sıralayın. En kısa sürede, en kolay ve en büyük etkiye sahip olanlara öncelik vermelisiniz.
En kısa sürede en büyük etkiye sahip olanlar üzerinde çalışın. Etki, yalnızca daha fazla para getirmek anlamına gelmez. Aynı zamanda iş için para akışını durdurmak anlamına da gelir. Tasarruf edilen bir dolar, kazanılan bir dolardır.
Uzun vadeli projeleri hatırlamak için listeyi saklayın ve kısa vadeli etkili projeleri tamamladığınızda bunlara yönelik çalışın.
Listenizi yeniden gözden geçirip yenilerini ekleyerek ve projelere her gün yeniden öncelik vererek dikkat dağıtmaktan kaçının. Bunu bir alışkanlık haline getirin ve her zaman odaklanmış ve üretken kalacaksınız.
