Dokümantasyon, her İş Analistinin önemli görevlerinden biridir ve bir projenin görev süresi boyunca birçok doküman hazırlarlar. Bu belgeler, çeşitli proje ihtiyaçlarını karşılamak için oluşturulmuştur. Bir İş Analisti, yalnızca müşterilerin gereksinimlerini belgelemekle kalmaz, aynı zamanda proje yaşam döngüsü boyunca meydana gelen ilerlemeyi ve değişikliği de belgelendirmektedir.
Bir iş analistinin oluşturması beklenen ve bir projenin ömrü boyunca yaygın olarak kullanılan ortak belgelerin belirli bir şablonu vardır. Bu, genel proje belgelerinin bir parçasıdır.
Business Analyst (BA) tarafından hazırlanan temel belgeler aşağıdaki gibidir:
1. Proje Vizyon Belgesi
Proje vizyon belgesini öncelikle müşteri veya proje yöneticisi oluşturmalıdır. Ayrıca iş analistinin bu belgeyi geliştirmedeki rolü tüm liderlikle el ele gider. Bir Proje vizyon belgesi, özellikle geliştirilecek ürünün/yazılımın/Projenin amacını ve amacını içerir. Hangi iş hedefine yüksek düzeyde ulaşılacağını açıklar. Ayrıca şu faktörlerden oluşur: faydalar, ilgili riskler ve proje başlamadan önce mevcut olan seçenekler. Bu belgeler, şirket ile iş paydaşları arasında resmi bir anlaşma görevi görür.
Bir proje vizyon belgesi şunları içerir:
✓Projenin Amacı veya Hedefi
✓Söz konusu projeye dahil edilecek kullanıcıların açıklaması
✓Projenin paydaşları
✓Geliştirilecek Ürüne Genel Bakış
✓Ürün geliştirilirken dahil edilecek özellikler
✓Ürün gereksinimleri
✓Süreçle İlgili Kısıtlamalar veya Riskler
✓Kalite/belge gereksinimleri
2.İş Analizi Planı
İş Analizi Planlama ve İzleme bilgi alanı görevleri, iş analistlerinin ve paydaşların çabalarını organize eder ve koordine eder. Öncelikle, proje yaşam döngüsü boyunca bir İş Analisti tarafından gerçekleştirilmesi gereken ana faaliyetleri açıklayan resmi bir belgedir. Bir iş analisti, proje kapsamının planlama aşamasında bu belgeyi hazırlar. Bu aşamada yer alan kişiler, bu planı yürütmek için desteğine ihtiyaç duyulan proje yöneticileri, ürün sahipleri ve işletme yöneticileridir.
İş Analizi Planı aşağıdaki adımları içerir:
✓Uygulanacak planın amacı.
✓Her birinin Rolleri ve Sorumluluk Dağılımı.
✓Proje Planını Yürütmek için Gerekli Araçlar
✓Projeyi tanımlamak için uygulanan Süreç ve Teknikler
✓İş Akışı ve Süreç Haritalama
✓Uyarlanabilirlik ve Gerekirse Değişiklikleri Uygulamaya Yönelik Tedbirler
3. İş Gereksinimleri Belgesi (BRD)
Bir İş Gereksinim Belgesi (BRD), bir proje için iş çözümünün ayrıntılarını içerdiği için iş perspektifine odaklanır.
Bir ürünün/sürecin iş gereksinimlerini ve ürün/sürecin beklenen nihai sonucunu açıklamak için bir iş gereksinim belgesi hazırlanır. Özellikle en yaygın kabul gören proje gereklilik belgelerinden biridir. Ayrıca herhangi bir proje için geliştirme yaşam döngüsü boyunca atıfta bulunulur.
İş Gereksinim Belgesi şunları içerir:
✓Projenin arka planı
✓Proje hedefleri
✓Paydaş ayrıntıları
✓Üst düzey gereksinim ayrıntıları
✓Üstdüzey işlevsel gereksinimler
✓Üst düzey Veri gereksinimleri
✓İşlevsel olmayan gereksinimler
✓Arayüz gereksinimleri
✓İş Tanımları
✓Mevcut sistemlerin bağımlılıkları
✓Varsayımlar
4. İşlevsel Gereksinim Spesifikasyonları (FRS)
Bu nedenle BRD’ler, herkesin kolay başvuru için belgeye başvurabileceği şekilde hazırlanır. Hiçbir teknik jargon kullanılmaz, hatta kafa karışıklığını önlemek için iş gereksinimleri meslekten olmayanların terimleriyle ifade edilir.
İşlevsel Gereksinim belgesi, sistemin işlevselliğinin resmi bir planıdır. İşlevsel gereksinimler, sistemin amaçlanan davranışını yakalar. Davranış/işlevsellik, hizmetler, görevler, işlemler, raporlar, doğrulamalar, erişim denetleyicisi veya geliştiricinin veya diğerlerinin gereksinimi anlamasına yardımcı olan herhangi bir şey anlamına gelir.
Bir BRD, belirli bir projede yapılması veya başarılması gerekenleri tartışırken, FRS, ekibin projeyi nasıl tamamlaması gerektiğine ve projeyi öngörülen süre içinde tamamlamak için en iyi yolu bulmak için sistemin nasıl davranması gerektiğine odaklanır.
İşlevsel Spesifikasyon Belgesi ayrıca veriler, işlemler, girdiler, çıktılar ve sistemin özellikleri dahil olmak üzere bir sistemin amaçlanan davranışını tanımlar.
İşlevsel Gereksinimler:
FRS, kapsam, sisteme genel bakış, raporlar ve diğer çıktılar gibi bir açıklamaya sahiptir.
Sistem tarafından gerçekleştirilen iş akışları hakkında tam bilgi.
Her aşamada gerçekleştirilen her operasyonun detayları.
FRS, kimin Oluşturma/Değiştirme/Silme izni verileceğini açıkça tanımlamalıdır.
Sistemin uygulanabilir düzenleme ve uyumluluk ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağı işlevsel belgede belirtilmelidir.
İşlevsel gereksinim belirtimi (FRS)/Fonksiyonel Belirtim Belgesi (FSD) şunları içerir:
✓Ürün Bağlamı
✓Varsayımlar
✓Kısıtlamalar
✓Bağımlılıklar
✓İşlevsel Gereksinimler
✓Kullanıcı Arayüzü Gereksinimleri
✓Kullanılabilirlik
✓Performans
✓Yönetilebilirlik/Sürdürülebilirlik
✓Sistem Arayüzü/Entegrasyon
✓Güvenlik
✓Gereksinimleri Onaylama/onaylama
5. Sistem Gereksinim Belgesi (SRD) /SRS
Yazılım gereksinimleri belirtimi (SRS), yazılımın ne yapacağını ve nasıl performans göstermesinin bekleneceğini açıklayan belgedir. Bir SRS veya SRD, sistemin tüm davranışını ve geliştirildikten sonra tüm sistemin nasıl çalışması gerektiğini açıklar. Bu belge, tüm işlevleri ve işlevsel olmayan gereksinimleri içerir. Ayrıca sistem gereksinimi belirtimi (SRS)/Sistem Gereksinimi Belgesi (SRD) şunları içerir:
Bir yazılım gereksinimleri belirtimi (SRS), geliştirilecek yazılımın derinlemesine açıklamalarını içerir.
Kullanım Örnekleri
Projeyi oluşturmak için Yazılım Gereksinimlerinin Türü
Ürünün sorunsuz çalışması için Veritabanı ve Depolama Gereksinimleri
UI/UX’i anlamak için Ürün İşlevleri
Özellikle amaçlanan yazılım için hedef kullanıcıları anlamak için Kullanıcı Özellikleri
Sistem gereksinimi belirtimi (SRS)/Sistem Gereksinimi Belgesi (SRD) şunları içerir:
✓Ürün Perspektifi
✓Ürün Fonksiyonları
✓Kullanıcı Özellikleri
✓Genel Kısıtlamalar
✓Varsayımlar ve Bağımlılıklar
✓Dış Arayüz
✓Gereksinimleri İşlevsel Gereksinimler
✓Sınıflar / Nesneler
✓İşlevsel Olmayan Gereksinimler Ters
✓Gereksinimler
✓Tasarım Kısıtlamaları
✓Dizi Diyagramları
✓Veri Akış Diyagramları (DFD)
✓Değişiklik Yönetim Süreci
6. WireFrame, Prototip ve MOCK-UP
Firmanın geliştirilmekte olan ürününün görsel bir sunumunun olması esastır. Tel kafes olarak da bilinen bu model, nihayetinde müşterinin gelecekteki sistemi anlamasına yardımcı olur ve BA olarak, ilgili fikir hakkında bilgi sahibi olmalarına yardımcı olur.
Bu taslağı görsel olarak sunmak için bir iş analisti, JIRA/ Balsamiq/Lucid vb. tel kafes araçlarının yardımıyla bir tel kafes tasarımı hazırlar.
Böylelikle geliştirme ekibi, pratik bir tasarım oluşturmak için tel kafes tasarımından da referans alır.
7. Kullanım Durumu Şeması
İş Analistleri ayrıca ekibin sistem gereksinimlerini tanımlamasına, düzenlemesine ve ana hatlarıyla belirlemesine yardımcı olan kullanım senaryosu diyagramları hazırlamalıdır. Kullanım örnekleri, tipik bir kullanıcının ekip tarafından geliştirilen sistemle etkileşimini gösterir. Ayrıca, kullanıcının sistemle etkileşime gireceği senaryoların kaydedilmesine yardımcı olur. Kullanıcı hikayeleri ve etkileşimin nasıl olması gerektiğine dair birçok olasılık ile ilgilenir.
Geliştirme ekibi, proje yaşam döngüsü boyunca kullanım örnekleri diyagramlarına başvurur. Ekip veya kilit paydaşlar herhangi bir değişiklik talep ettiğinde BA, kullanım durumu diyagramlarını günceller.
Kısaca, kullanım durumu diyagramlarının amaçlarının aşağıdaki gibi olduğu söylenir.
- Bir sistemin gereksinimlerini toplamak için kullanılır.
- Bir sistemin dış görünümünü elde etmek için kullanılır.
- Sistemi etkileyen iç ve dış faktörleri tanımlayın.
- Aktör olan gereksinimler arasındaki etkileşimi gösterin
Normal bir Kullanım Durumu diyagramı ve açıklayıcı bir gereksinim belgesi şunları içerir:
✓Aktörler
✓Tanım
✓Tetiklemek
✓Önkoşul veya önkoşul
✓Notlar ve Sorunlar
Bunlar, kullanım durumu diyagramında bulacağınız ayrıntılardan bazılarıdır.
8. Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi- RTM
Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi olarak da bilinen bir RTM, bir iş analisti tarafından hazırlanan hatta yönetilen önemli bir belgedir. Ek olarak izlenebilirlik matrisi, ilişkinin tamlığını kontrol etmek için çoktan çoğa ilişki gerektiren iki temel belgeyi birlikte ilişkilendiren bir belgedir.
Aynı zamanda bir İş Analisti, proje gereksinimlerini belirli test durumlarına ve olası kusurlara göre eşlemek ve izlemek için RTM’yi kullanır. Kısaca RTM, geliştirilen uygulamanın tüm işlevlerinin kapsandığını ve test edildiğini garanti eder.
İş Gereksinim Belgesi şunları içerir:
✓Gereksinim Kimliği
✓Gereksinim Açıklama
✓İşlevsel Gereksinim
✓Durumu
✓Mimari/Tasarım Belgesi
✓Teknik Spesifikasyon
✓Yazılım Modülü
✓Test Durumu Numarası
✓Test Edilen Yer
